Моя школа в online Многие компании, включая и те, которые работают в онлайн-сфере, не знают о существовании такого понятия как электронный документооборот (ЭДО). Они обмениваются документами дистанционно, используя электронную почту. Для этого нужно сделать скан или фото, например, подписанного договора, а затем отправить его партнеру/клиенту по email, что достаточно трудоемко, да еще и требует наличие сканера или телефона с фотокамерой. Гораздо удобнее воспользоваться специальным сервисом по обмену электронными документами и в один клик переслать документ контрагенту.
С помощью системы ЭДО также можно дистанционно сдавать отчетность в ИФНС. Лично я сталкивался с тем, что некоторые известные продюсеры и владельцы образовательных проектов в онлайне не в курсе того, что налоговую документацию можно не нести в налоговую службу и отстаивать большие очереди, тратя свое время. А можно использовать для этого систему ЭДО, тем более, что электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и на бумаге.
И это не прихоть продюсеров, они бы и рады использовать современные средства обмена документами, которые имеют юридическую силу, но не знают, что такая возможность давно существует, и функционал ЭДО можно и нужно использовать.
Как организовать в онлайн-школе или любом другом онлайн-проекте и как правильно использовать в работе, разберем в статье.
Что это такое?
Функционал СБИС позволяет работать сразу в нескольких режимах, которые взаимодействуют друг с другом. Одним из таких режимов является электронный документооборот. Он наиболее распространен среди пользователей, включая и онлайн-школы.
Для чего подойдет функционал СБИС:
Сервис ЭДО «СБИС» имеет бесплатную версию, которая подходит для взаимодействия между контрагентами, работы с первичной бухгалтерской документацией и формирования отчетов для госучреждений. Для удобства контроля бизнес-процессов программа имеет свое мобильное приложение, работающие на операционных системах iOS и Android.
Бесплатная версия СБИС подойдет для работы только с входящими формами. Чтобы можно было отправлять документацию, потребуется подключить платный тариф. Самый дешевый пакет услуг стоит 500 руб. в год. В эту сумму войдет одна ЭЦП, возможность переслать 50 исходящих пакетов за квартал и пользоваться внутренним чатом и видеосвязью.
Что такое ЭДО, и как это использовать в онлайн-школе?
Само название «система электронного документооборота» говорит о возможности обмениваться документами дистанционно между участниками сделки. Такие документы подписываются электронной подписью и имеют ту же юридическую значимость, что и бумажные (договора, письма, отчеты, чеки и т.д.)
В самом процессе несложно разобраться, поймет даже новичок, так как сервисы ориентированы на простых людей, не обязательно иметь образование экономиста или бухгалтера. Отправитель заполняет документ, загружает его в систему, заверяет электронной подписью и пересылает второй стороне. Если необходимо, чтобы второй участник тоже подписал документ, то отправитель ставит галочку в строке «Запросить подпись контрагента».
Плюсом использования таких сервисов является полная сохранность документации, все отправленные или полученные формы представлены в личном кабинете пользователя.
Функционал сервисов ЭДО в широком понимании подходит для 2-х видов взаимодействия:
Для внешнего документооборота между несколькими онлайн-проектами дополнительно понадобится оператор ЭДО. Он обеспечит взаимодействие и передачу необходимых сведений и будет контролировать их формат.
Что это за система?
Как и в любой другой системе ЭДО, в «Диадоке» можно работать дистанционно и закрывать рабочие задачи, не выходя из офиса или дома. Цифровые формы равны по своей юридической значимости бумажным, так как подписываются ЭЦП. В сервисе «Контур Диадок» на сегодняшний день зарегистрировано более миллиона пользователей, среди которых числятся и крупные онлайн-проекты.
Функционал системы позволяет работать с входящими, исходящими документами и заверять их электронной подписью. Также предусмотрена возможность взаимодействовать с контрагентами, которые зарегистрированы в другой системе ЭДО, а не в «Диадоке». В программе можно отправлять отчетность в ИФНС и подписывать договора с подрядчиками.
Чтобы начать пользоваться возможностями «Диадока», не нужно отдельно устанавливать на компьютер программное обеспечение. Нужно только пройти обычную регистрацию. Вход в личный кабинет происходит по электронной подписи.
Преимущества программы «Контур Диадок»:
Если планируете работать в «Контур Диадоке» только с входящими документами, то это обойдется намного дешевле. Чтобы подписывать такие документы, понадобится оформить платную подписку, которая обойдется 1 000 – 3000 руб. в год. Конечная стоимость тарифа будет зависеть от числа отправленных форм.
Если посмотреть на внутренний документооборот школы, легко увидеть, что этим документооборот школы не исчерпывается. Планы воспитательной работы, внутренние отчеты, совместная работа над проектами — все это, как правило, по-прежнему бумажная деятельность. Л.Рождественская, образовательный технолог в Таллиннской центральной русской гимназии, выделяет ряд проблем, с которыми связан внутришкольный документооборот (рисунок 1):
• проблема неучастия/пассивности части коллектива в документообороте;
• проблема отсутствия навыков работы с документами у учителей;
• проблема низкой скорости оборота;
• проблема отсутствия стандартов/шаблонов для документов (неудобных шаблонов);
• проблема внесения изменений в документы;
• проблема «сведения» информации из разных документов в один;
• проблема хранения;
• проблема организации доступа к документам;
• проблема обратной связи при проверке документов;
• проблема организации совместной работы над одним документом.
От себя добавлю еще несколько:
• одна и та же информация часто требуется в разной форме;
• часто документы в вышестоящие органы требуют передавать только в бумажном виде.
Рисунок 1 — Проблемы внутришкольного документооборота
Рассмотрим ситуацию: закончился учебный период (четверть, триместр, год). Учителя-предметники сдают отчет завучам. Какие варианты сдачи отчета возможны?
Учителя пишут все от руки, высчитывают все проценты вручную. При этом форма отчета дается «сверху», т.е. готовится завучами. Сдают бумажный лист.
Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, распечатывают отчет на принтере, сдают бумажный вариант.
Учителя заполняют документ на компьютере, высчитывают проценты вручную, документ с помощью внешнего накопителя сдается завучам в электронном виде.
Почему я подчеркиваю, что проценты высчитываются вручную? По собственной практике знаю, что формулы могут использовать крайне малое количество учителей. Почему бы не организовать данный процесс следующим образом: создать электронную таблицу, где уже внесены формулы, подсчитывающие нужные величины (средний балл, процент успевающих, и прочее). От учителя будет требоваться все то же самое – внести данные. И подобных примеров можно привести множество. Кому же решать все эти проблемы? Считаю, что все должны со своей стороны способствовать этому: учителя, администрация, технические специалисты.
Для развития системы электронного документооборота нужен резкий скачок вперед. Требуется хорошо продуманная система, которую можно реализовать силами школы, и с которой большинство учителей будут согласны. Без активного участия учителей система работать не будет. Обычно инновации рассматриваются негативно со стороны учителей, ведь это очередные «дополнительные» обязанности, что-то, что требует изучения, освоения новых навыков. Во всяком случае, именно такое отношение было к электронному журналу. Кто-то воспринял позитивно, как уход от бумажной работы, а кто-то до сих пор скучает по обычному журналу. Часто это аргументируется тем, что основная обязанность учителя – учить, все остальное – мешает этому. Поэтому надо выстраивать систему так, чтобы преимущества ее использования были очевидны и доступны для понимания всем. Использование электронного документооборота должно облегчить работу учителя, сократить время на «бумажные обязанности». Главное – не забывать, что способность учиться, совершенствоваться, вносить в свою жизнь новые элементы – все это должно быть присуще современному учителю, готовому меняться вместе с обществом.
• электронная почта;
• личное файлохранилище (портфель);
Работа с СЭД может вестись через веб-браузер, следовательно, какая ОС используется не, не играет роли, что очень важно в свете перехода школ на СПО.
Преимущества использования СЭД:
• система работает даже при перебоях с Интернетом;
• личные файлы пользователя защищены от доступа посторонними лицами;
• возможно создание сетки мероприятий;
• массовая рассылка сообщений нужному кругу пользователей;
• пересылка файлов без использования сети Интернет (сокращение внешнего трафика);
• пересылка файлов конкретному лицу.
• Недостатки использования СЭД:
• требуется обучение персонала работе с системой;
• нужен специалист, который установит СЭД, настроит ее, внесет список пользователей, и прочее;
• СЭД довольно требовательны к серверу.
Таким образом, использование СЭД – один из вариантов организации внутреннего документооборота школы. Он обладает своими преимуществами, но и своими недостатками. СЭД не решает всех проблем, которые имеются в настоящее время, но перспективы у данного способа большие.
1. NetSchool – электронный журнал, дневник, управление школой, мониторинг качества обученности, тестирование, учебные курсы, дистанционное обучение.http://www.net-school.ru
3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 25 апреля 2011 г. N 729-р г. Москва
4. Рождественская Л. Google-решения для документооборота и инфообмена. http://edugalaxy.intel.ru/index.php?automodule=blog&blogid=8&showentry=177
5. Рождественская Л. Проблема электронного документооборота. Чья это проблема? http://edugalaxy.intel.ru/?automodule=blog&blogid=8&showentry=165
В последнее время в рамках информатизации образования все больше говорят об электронном документообороте. Ни одна организация в современном обществе не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота.
Современные информационные технологии предоставляют огромные возможности образовательным учреждениям в области повышения эффективности организации учебного процесса и оптимизации работы его административных подразделений. Использование средств автоматизации учебного процесса дает возможность выполнить работу быстро и без ошибок, которые неизбежны при «ручной» обработке больших массивов информации.
Многие образовательные учреждения уже осознали необходимость внедрения автоматизированных средств управления учебным процессом и некоторые из них даже приняли попытки самостоятельной разработки и внедрения подобных систем. Решение обозначенной задачи не такое простое, каким может показаться на первый взгляд – сложность управления учебным процессом заключается в том, что оценка качества управления и корректировка учебных планов, распределения нагрузки преподавателей, расписания занятий возможны только после завершения определённого цикла обучения (семестра, учебного года).
Использование автоматизированной системы управления учебным процессом позволяет координировать потоки информации, ускорять процессы её обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений.
I глава. Организация электронного документооборота
в российских госучреждениях
Современные технологии проникли во все сферы деятельности человека. Двадцать лет назад Интернет и сотовые телефоны казались чем-то непонятным и недостижимым. На сегодняшний день уже сложно себе представить человека, который живет и не пользуется этими предметами. Повсюду внедряются новые технологии, в жизнь вошли такие понятия, как электронное правительство и электронный документооборот. Внедрение электронного документооборота позволяет улучшить контроль над движением и исполнением документов, значительно упростить и ускорить доступ к информации и, как следствие, повышает эффективность управления образовательным учреждением.
В настоящее время образовательные учреждения оказывают следующие электронные услуги: прием заявлений и зачисление детей в общеобразовательные учреждения; предоставление информации о порядке проведения государственной (итоговой) аттестации обучающихся, освоивших образовательные программы основного общего и среднего (полного) общего образования, в том числе в форме единого государственного экзамена и о результатах ЕГЭ; предоставление информации об образовательных программах и учебных планах, рабочих программах учебных курсов, предметов, дисциплин (модулей), годовых, календарных, учебных графиках; предоставление информации о текущей успеваемости учащегося, ведение электронного дневника и электронного журнала успеваемости.
На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин для этого много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа, на бумагу и копирование документов тратится немало средств; на подготовку и согласование документов уходит много времени.
Внедрение системы электронного документооборота решает все эти проблемы, а также позволяет обеспечить согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростить работу с документами, повысить ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысить оперативность доступа к информации; разграничить права доступа сотрудников к информации.
Введение классного журнала в электронной форме — это попытка прийти к единому информационному пространству школы, в котором были бы объединены учителя, администрация, ученики и их родители.
В современной школе информационные технологии должны использоваться как естественный элемент образовательной среды: должно быть создано виртуальное образовательное пространство (виртуальное общение, массовые видеоконференции, виртуальные образовательные программы, виртуальные экскурсии и лаборатории, электронный документооборот, электронные дневники, автоматизированные системы учета достижений учеников и учителей). Именно к такой структуре организации документооборота должны стремиться все учебные заведения.
II глава. Использование систем электронных журналов и дневников в российских школах
Школьные социальные сети www.dnevnik.ru – предоставляют разнообразные функции для школьников, учителей и родителей, включающие: расписание уроков; электронный журнал; электронный дневник; домашние задания; школьный сайт и др.
У электронных дневников несколько типов. Самый распространенный и перспективный электронный дневник – сайт. Этот сайт – Интернет-портал, который позволяет родителями увидеть посещаемость своего ребенка и успеваемость, школьные информационные сообщения, например, о каком-либо предстоящем мероприятии, заданные домашние задания, родительские собрания, заметки классного руководителя (администрации или преподавателя учебного заведения).
III глава. Проблемы внедрения электронного документооборота в образовательные учреждения
Введение классного журнала в электронной форме – это попытка прийти к единому информационному пространству школы, в котором были бы объединены учителя, администрация, ученики и их родители. Отсюда следует первая проблема – это низкая скорость работы сети Интернет, отсутствие локальной сети внутри учебного заведения.
На сегодняшний день, даже в столичных городах России скорость подключения школ к сети Интернет различна, она колеблется в диапазоне от 128кбит/сек до 10мбит/сек. Высокая скорость Интернет в тех школах, в которых директора самостоятельно ведут переговоры с провайдерами и оплачивают их услуги. Такое состояние Интернет сети не позволяет в полной мере внедрять современные информационно-коммуникационные способы работы ни в системе управления образованием, ни тем более в образовательном процессе образовательного учреждения.
Вторая проблема: недостаточная техническая оснащенность образовательных учреждений. Полноценная работа с современными телекоммуникационными системами, организация образовательного процесса в сети Интернет требуют современных компьютеров (которые не затормаживает скорость Интернет), а также дополнительного оборудования для каждого рабочего места, минимально, это web-камеры, микрофоны, наушники.
Третья проблема. Недостаточная компетентность управленцев и работников в системе образования в вопросах Интернет технологий.
Четвертая проблема. Недостаточное обеспечение образовательного процесса методическими рекомендациями, разработками по эффективному использованию Интернет технологий и современного оборудования в образовательном процессе. Подавляющее число учителей используют электронные доски и компьютеры также и для тех же целей, что и обычные доски и учебники.
Пятая проблема. Документооборот школ переходит в электронный формат, но отчетность школы остается бумажной.
IV глава. Информатизация образования: плюсы и минусы
Информатизация образования имеет ряд дополнительных достоинств.
В совокупности они позволяют говорить о системном влиянии информатизации на образование. Совершенствуются методы и технологии формирования содержания образования. Система образования становится более гибкой, за счет автоматизации многих процессов, ее реакция на изменения в окружающем мире ускоряется. Современные методы организации учебного материала повышают эффективность его использования.
Повышается оперативность и адекватность механизмов управления системой образования. Наличие своевременной и достоверной информации, компьютерных инструментов для ее обработки и анализа позволяет принимать более взвешенные решения именно тогда, когда в них назрела необходимость. Мониторинг отклонений от заданных показателей лежит в основе этих процессов. Например, автоматическая обработка и анализ итоговой успеваемости позволяет администрации школы оперативно реагировать на проблемы, возникающие в учебном процессе.
За счет внедрения информационных технологий учебный процесс становится более индивидуализированным и дифференцированным, следовательно, более эффективным.
Информационные технологии позволяют по-новому организовать взаимодействие педагогов, учеников и родителей. Современные коммуникационные средства помогают превратить передачу знаний в совместную учебную деятельность, сблизить позиции педагогов и учеников, активизировать их творческий потенциал.
Этот перечень можно продолжать, но и перечисленных плюсов достаточно. Информатизацию следует считать перспективным направлением для всей системы образования.
Может сложиться впечатление, что внедрение и использование информационных технологий оправданно всегда и везде. Во многих случаях это почти так. Иногда это совсем не так, и бездумное внедрение приносит только вред.
Информационные технологии имеют ряд особенностей. Если их не учитывать, вреда можно принести больше, чем пользы.
Повсеместное использование информационных технологий приводит к свертыванию социальных контактов, сокращению практики социального взаимодействия и общения, развивает индивидуализм. В каком-то смысле, эти процессы объективны, и устранить их нельзя в принципе. Можно говорить о системе компенсирующих мероприятий, которые смогут существенно сгладить негативные тенденции.
Общение с компьютером сокращает живое общение педагогов и учеников, учеников между собой, и так ограниченное в учебном процессе. В результате ученик надолго замолкает при работе на компьютере. Это особенно характерно для студентов, обучающихся дистанционно. Орган объективизации мышления человека – речь – оказывается выключенным, обездвиженным в течение нескольких лет обучения. Студент не получает достаточной практики диалогического общения, формирования и формулирования мысли на профессиональном языке.
Наконец, нельзя забывать о том, что чрезмерное использование средств информационных технологий негативно отражается на здоровье. И в первую очередь, на здоровье детей, чьим неокрепшим организмам очень хочется, но никак непозволительно, проводить за компьютером по восемь часов в день.
Подводя итоги, можно отметить, что на сегодняшний день электронный документооборот активно внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества. Он стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.
Системы электронного документооборота качественно улучшают процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, существенно сокращают время рутинной работы с документами, позволяют образовательным учреждениям значительно облегчить учебно-производственную, методическую, воспитательную работу, а также работу системы менеджмента качества, усиливают контроль над деятельностью всех подразделений.
1. Андрейченко, А.А. Технология реализация системы электронного документооборота вуза на основе объектно-ориентированной программной среды // «Новые информационные технологии». Тезисы докладов ХVII Международной студенческой конференции-школы-семинара. – М.: МИЭМ, 2009. – 399 с.
3. Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. – 2001. – № 2.
7. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
С 22.11.2021 создавайте электронный документооборот по новым правилам ТК. Определите, какие документы переведете в электронный вид, выберите платформу, примите организационные документы. Читайте, как оформлять электронные документы при приеме и увольнении работника. Скачивайте готовые образцы.
Какие документы перевести в электронный вид
Разрешили оформлять в электронном виде большую часть трудовых документов в отношении работников, которые согласились на электронный документооборот (ст. 22.1 ТК). Правила электронного документооборота можно распространить и для оформления отношений с удаленными работниками. Примите об этом отдельное решение – например приказ (ч. 5 ст. 312.1 ТК). Если не подключите удаленщиков к единому электронному документообороту, оформляйте документы для них по правилам главы 49.1 ТК.
Перевести в электронный вид также можно документы, для которых не установлена обязательная письменная форма. Например, служебные и докладные записки, первичные учетные документы, в том числе по учету и оплате труда (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако, если хотя бы у одного сотрудника, который работает с таким документом, нет электронной подписи, ведите его в бумажном виде. По крайней мере, до тех пор, пока не оформите электронные подписи. Иначе не сможете доказать, что выполнили процедуру, которую предусмотрел закон.
С марта 2022 года в электронном виде можно оформлять документы по охране труда, в том числе вести реестр нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда, в соответствии со спецификой своей деятельности. Это станет обязанностью работодателя. Для удобства разрешили вести реестр в электронном виде. Так проще организовать доступ работников к актуальным редакциям (ст. 214, 214.2 ТК).
Для электронного кадрового документооборота можно использовать одну из двух платформ: цифровую платформу «Работа в России» или собственную информационную систему (ч. 4 ст. 22.1 ТК). При оформлении электронных документов из других сфер деятельности требований к платформам не установили.
Если решили использовать цифровую платформу «Работа в России», поручите специалисту по кадрам оформить к ней доступ через портал госуслуг. Устройство платформы и условия работы с ней регулирует Правительство в постановлении от 25.08.2015 № 885.
Если у вас уже есть система, которая позволяет вести документооборот в электронной форме, проверьте, можно ли в ней подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Дополнительно можно предусмотреть другие виды подписей. Информационная система работодателя должна позволять подписывать документы по правилам ТК, хранить их и фиксировать факт получения документа сторонами трудовых отношений (ч. 4 ст. 22.1 ТК).
С 1 сентября 2022 года информационная система работодателя должна быть связана с единым порталом госуслуг. Правила взаимодействия установит Правительство.
Специальные правила использования подписи установили для кадрового электронного документооборота. Вид подписи, которую может применять работодатель или работник, зависит от вида документа и используемой платформы (ч. 1–7 ст. 22.3 ТК). Детали смотрите в таблице.
Трудовые договоры. Договоры о материальной ответственности. Ученические договоры. Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы. Изменения вышеуказанных договоров. Приказы о применении дисциплинарного взыскания. Уведомления об изменении условий трудового договора
УКЭП УНЭП, порядок проверки которой определили стороны трудового договора УНЭП, выданная электронным правительством
Цифровая платформа «Работа в России»
УКЭП УНЭП, выданная электронным правительством
Трудовые договоры. Договоры о материальной ответственности. Ученические договоры. Договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы. Изменения вышеуказанных договоров. Согласия на перевод. Заявления об увольнении. Отзывы заявления об увольнении. Ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора. Ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания
УКЭП УНЭП, порядок проверки которой определили стороны трудового договора УНЭП, выданная электронным правительством Простая электронная подпись (по соглашению сторон)
УКЭП УНЭП, выданная электронным правительством Простая электронная подпись, выданная для госуслуг
В остальных случаях законодатель редко регламентирует, какую подпись надо использовать. Чаще всего документы надо подписывать УКЭП. Например, жалобу в надзорный орган, справку по форме СТД-Р, извещение о закупке и другие документы в ЕИС и пр. (ч. 1 ст. 40 Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ, ч. 4 ст. 66.1 ТК, ч. 1 ст. 4 Закона № 44-ФЗ).
Институт новых технологий в образовании (ИНТехнО) предлагает обучение в любое удобное время. Получите диплом за 2 месяца. Обучение полностью дистанционное. Успейте подать заявку по акционной стоимости!
Смотрите полный список программ проф.переподготовки и повышения квалификации ✅здесь
УКЭП – универсальная подпись, так как ее автоматически признают эквивалентной собственноручной (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ). Удобнее подписывать все документы УКЭП. Исключение – внутренние документы, обязанность которых закрепили локальными актами. Такие документы можно подписывать простой электронной подписью. Однако придется заключить соглашение с каждым работником и установить правила определения лица, подписывающего документ, и обязанность работника соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ, ч. 5 ст. 22.3 ТК).
Обеспечьте всех работников электронными подписями, которые понадобятся для вашего электронного документооборота. Иначе работники не смогут в нем участвовать. При организации кадрового документооборота работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК).
Если работник уже оформил УКЭП до того, как вы ввели электронный документооборот, он вправе продолжать использовать свою подпись. Вы не обязаны возмещать работнику затраты на оформление подписи (ч. 13 ст. 22.2 ТК).
Какие документы оформить, чтобы организовать электронный документооборот
Чтобы ввести электронный документооборот в школе и детском саду, издайте приказ, примите положение с правилами взаимодействия. Уведомите работников о переходе на электронный документооборот и соберите с них согласия. Урегулируйте экстренные случаи, в которых можете обмениваться электронными документами с работниками.
Приказ о введении электронного документооборота
Издайте приказ о введении электронного документооборота в организации. Установите дату, с которой он начинает функционировать. Назначьте ответственных за его работу. Поручите уведомить работников и получить от них согласия. Этим же приказом можно утвердить положение об электронном документообороте. Воспользуйтесь готовым образцом.
Примите локальный акт, который будет устанавливать порядок взаимодействия при электронном документообороте. ТК предъявляет специальные требования к такому акту (ч. 2, 3 ст. 22.2 ТК). Включите в него:
Дополнительно укажите порядок ведения электронного документооборота. Урегулируйте:
Перед тем как утвердить положение учтите мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке статьи 372 ТК. Подробнее о процедуре читайте в рекомендации «Как учесть мнение профсоюза».
Воспользуйтесь готовым образцом акта.
Уведомление и согласия работников
Уведомите каждого работника, что внедряете электронный документооборот. Расскажите, что у работника есть право дать согласие на взаимодействие с работодателем через новую систему или отказаться и продолжать работать на прежних условиях. Уведомляйте также кандидатов на работу (ч. 4 ст. 22.2 ТК).
Направьте уведомление в срок, который установили в положении об электронном обороте. Воспользуйтесь готовым образцом.
Чтобы участвовать в электронном обороте, работник должен дать письменное согласие в свободной форме – отдельным документом или вписать в уведомление от работодателя. Согласие можно предоставить в любое время. Получать его не нужно, только если принимаете кандидата на работу после 31.12.2021 и у него на эту дату нет трудового стажа (ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК).
Предложите работнику заполнить готовый образец.
Раздел ПВТР об экстренных случаях обмена электронными документами
Если для каких-то работников не ввели электронный документооборот, установите случаи, когда можете с ними обмениваться электронными документами. Урегулируйте порядок такого обмена. Закрепите это в локальном акте, который принимаете с учетом мнения профкома – например, сделайте раздел в ПВТР.
Экстренными случаями могут быть катастрофы природного и техногенного характера, производственная авария, несчастные случаи на производстве, пожар, наводнение и другие исключительные случаи, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ч. 13 ст. 22.3 ТК). В такие моменты вы вправе временно обмениваться электронными документами или электронными образами документов – сканами, фотографиями. А позже уже оформите документы на бумажном носителе.
Как оформить электронные документы при приеме работника
При оформлении кандидата на работу, примите от него документы из статьи 65 ТК в форме, которая вам удобна, в том числе электронной. Исключение касается документов, для которых законодатель ввел ограничения (ч. 10 ст. 22.2 ТК). Например, трудовая книжка может быть только в бумажном виде.
Локальные акты, с которыми вы должны ознакомить нового работника по части третьей статьи 68 ТК, также могут быть в электронном виде (ч. 10 ст. 22.2 ТК).
Заключайте трудовой договор в электронной форме и подписывайте его УКЭП или УНЭП, выданной электронным правительством, если оформляете документ с помощью цифровой платформы «Работа в России». Попросите работника подписать договор тоже УКЭП или УНЭП, выданной электронным правительством, простой электронной подписью для госуслуг – если оформляете документ на платформе «Работа в России» (ч. 1–7 ст. 22.3 ТК).
Если решили издать приказ о приеме на работу, создайте его в электронной форме. Подписать можно УКЭП или УНЭП (ч. 1 ст. 68, ч. 3 ст. 22.3 ТК).
Если работник хочет получить доступ к документам, которые он подписал электронной подписью работника в информационной системе работодателя, попросите его написать об этом заявление в свободной форме. После этого направьте запрашиваемый электронный документ в личный кабинет работника на едином портале госуслуг (ч. 12 ст. 22.3 ТК).
Все заявления, уведомления и сообщения работник вправе направлять в форме электронных документов через информационную систему работодателя, в том числе через портал госуслуг, или с помощью цифровой платформы «Работа в России» – в зависимости от того, какую платформу вы используете для электронного документооборота (ч. 8 ст. 22.3 ТК). Такие заявления, уведомления и сообщения считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.
Как оформить электронные документы при увольнении работника
Создайте приказ об увольнении в форме электронного документа. Подписать его можно УКЭП или УНЭП (ч. 3 ст. 22.3 ТК).
Выдайте работнику трудовую книжку или предоставьте сведения о трудовой деятельности – в форме, которую указал работник: электронной или бумажной. Если выдаете справку по форме СТД-Р в электронном виде, подпишите ее УКЭП (ч. 4 ст. 66.1 ТК).
По письменному заявлению работника выдайте ему заверенные копии документов, связанные с работой. Если в отношении этих документов ведете электронный документооборот, предоставьте их, по выбору работника, на бумажном носителе или в электронной форме, в том числе через портал госуслуг. Если не включили документы в электронный документооборот, выдайте запрашиваемые документы на бумаге. Сделайте это безвозмездно и в течение трех рабочих дней (ч. 11 ст. 22.3 ТК).
Заявление о выдаче документов работник может направить в письменной форме или электронной:
Если работник отказался участвовать в электронном документообороте, выдавайте ему запрашиваемые документы, связанные с его работой, на бумажном носителе, в том числе в виде заверенной копии (ч. 9 ст. 22.2 ТК).
Как и сколько хранить электронные документы
Законодатель не установил специальных правил и сроков хранения документов, которые перевели в электронную форму. Храните их в течение сроков, которые устанавливает Росархив в приказе от 20.12.2019 № 236 (ч. 14 ст. 22.3 ТК).
Обеспечьте сохранность электронных документов любыми доступными способами. Воспользуйтесь правилами из приказа Минкультуры от 31.03.2015 № 526:
Какие документы можно отправлять через ЭДО?
В каждой онлайн-школе свой стандартный набор документов, которыми необходимо обмениваться:
Все эти формы можно быстро направить другому участнику с помощью системы оператора ЭДО.
Руководители онлайн-проектов могут отправлять с помощью систем ЭДО отчеты в налоговую службу.
Если какие-то документы, у которых есть утвержденная ФНС форма (например, счет-фактура или первичный документ), не будут соответствовать установленным требованиям, то документ не будет иметь юридическую силу. Это должны понимать и исполнять руководители проектов, чтобы не попадать в неприятные ситуации. Например, со счетами-фактурами связаны налоговые вычеты, поэтому к ним нужно отнестись серьезно.
Чек-лист перехода на ЭДО
ЭЦП обойдется от 2 000 руб. Если с носителем, то дороже. Выдача подписи происходит, как правило, в день подачи документов. Ищите брокера от сервиса ЭДО, который Вы выбрали, в своем городе, чтобы сэкономить на поездке за рутокеном.
Приобретайте ЭЦП только в уполномоченных на это Удостоверяющих центрах. С их перечнем можно ознакомиться на сайте Министерства связи.
Подключение к программе происходит быстро, вся процедура занимает не больше 1 часа.
Если Ваш контрагент уже является пользователем сервиса, то просто отправьте ему приглашение внутри программы.
Большинство операторов «дружат» друг с другом, поэтому не составит проблем взаимодействовать с участником сделки, который зарегистрирован в другой системе ЭДО. Для корректного обмена данными существуют специальные условия, например, Роуминг на Платформе ОФД.
Итак, мы рассмотрели две системы ЭДО – «Контур Диадок» и СБИС. Первая отлично подходит для подписания договоров с подрядчиками, а вторая – для предоставления отчетности в государственные органы РФ, включая и взаимодействие с ИФНС.
Есть множество других систем ЭДО, например:
Лично я рекомендую эти две системы, о которых рассказал в статье — «Контур Диадок» и СБИС, так как уже долгое время работаю в них и считаю, что их возможностей более чем достаточно для организации электронного документооборота в онлайн-проекте.
Какую выбрать систему электронного документооборота?
Каждая система ЭДО имеет свой функционал и специфику документооборота между контрагентами. Поэтому руководители онлайн-школ должны отдавать предпочтение тому или иному сервису, исходя из потребностей проекта. Почему руководители онлайн-бизнеса переходят на обмен документами в цифре? На это есть несколько причин:
Перечень операторов ЭДО размещен на официальном сайте ФНС. При выборе оптимального для проекта сервиса ЭДО следует обратить внимание еще и на такие моменты:
Выше я отметил, что все документы подписываются специальной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Ее стоимость обойдется примерно от 2 000 до 4 500 руб. ЭЦП – это цифровой ключ, на который записана информация о владельце. Записывается она на носитель – рутокен, который вставляется в USB-разъем компьютера. Подробно про ЭЦП читайте в моей отдельной статье по ссылке.
Стоимость лицензии ЭДО у каждого оператора своя. Для владельца онлайн-школы стоимость тарифа может обойтись, например, в 6 000 руб. за 2 500 единиц документов или 500 руб. за 10 единиц.
Деньги взимаются только за исходящие формы, входящие будут бесплатными. Конечная сумма зависит от выбранного тарифа. Причем вся сумма раскидывается на количество отправленных документов. Чем больше единиц будет отправлено, тем дешевле будет стоить каждый отдельный документ. В среднем одна электронная форма обойдется онлайн-проекту от 3 до 10 руб.
Если Вы сотрудник онлайн-школы и обмениваетесь с работодателем только договором на оказание услуг и актом 1-2 раза в месяц, то выгодно будет приобрести ЭЦП для обмена неформализованными документами. Например, в сервисе ЭДО «Диадок», такая подпись обойдется в 2 000 руб., а за исходящие и входящие формы платить не нужно. Подробнее о «Диадоке» узнаете в следующем разделе статьи.
Преимущества ЭДО
Сокращение расходов и дополнительного оборудования. Обмен документами на бумаге – это недешевое удовольствие, так как необходимо иметь принтер, покупать бумагу. Электронный формат обеспечит экономию денежных средств, так как не требует наличия дополнительных расходников.
Сервисы ЭДО берут оплату за отправленные формы, но это все равно дешевле, чем купить те же самые принтер и бумагу. Общая сумма делится на каждый отправленный документ. Чем больше единиц будет отправлено, тем дешевле будет каждая из них.
Скорость оформления. Прибумажном формате взаимодействия нужно искать руководителя, чтобы он подписал бланк, отсылать документы по email. В онлайн-школе невозможно так работать, ввиду того, что все сотрудники — наемные и могут проживать в разных точках не только нашей страны, но и мира. Поэтому одни руководители онлайн-проектов уже оценили возможности ЭДО, а другие обязательно в ближайшее время к этому придут.
Компактность. Документы в цифре не занимают много места, гигабайты информации могут храниться в личном кабинете пользователя ЭДО, на жестком диске компьютера или в облаке. Для сравнения, обычные компании, работающие не в онлайне, могут под хранение архивов выделять целые этажи, а потом тратят часы на поиск нужной бумаги. При цифровом хранении нужный документ можно найти за считанные секунды.
Прозрачность. При дистанционном взаимодействии видно, на какой стадии находится каждый документ в данное время (еще не прочитан, или еще не подписан и т.д.). Виден специалист, которому направлена форма, и который должен ее согласовать, подписать, или просто прочитать и дать обратную связь. Такая схема сотрудничества удобна и понятна.
Система ЭДО делает сотрудничество между участниками прозрачным: можно в любой момент отследить статус исходящего документа.
Оптимизация бизнес-процессов. Переход онлайн-школы на ЭДО полностью оптимизирует политику компании. На согласование и подпись электронных документов не нужно тратить много времени, как это происходит в обычных компаниях. Руководители и сотрудники онлайн-проекта не отвлекаются надолго от выполнения своих обязанностей.
Приложения для мобильных устройств. Большинство операторов ЭДО имеют свое мобильное приложение, которое работает на мощностях операционных систем IOS и Андроид. Скачав приложение на телефон, можно быть в курсе всех процессов, находясь в командировке или в отпуске.
Система поддержки. Сервисы ЭДО сами напоминают контрагенту об окончании периода для подписи или просрочке. А также сигнализируют о новых документах, поступивших в личный кабинет пользователя.